Digital körjournal – enkel att föra, godkänd struktur för Skatteverket
Registrera resan direkt när du kliver ur bilen: datum, mätarställning, vart du körde och varför. Fordonsboken räknar ut sträckan, summerar året och exporterar en PDF med de kolumner en körjournal ska innehålla.
Vad är en körjournal och vem behöver en?
En körjournal är en löpande anteckning över bilens resor. Den visar när bilen användes, hur långt den kördes, vart den kördes och i vilket ärende — och framför allt hur körningen fördelar sig mellan tjänst och privat. Det låter byråkratiskt, men syftet är enkelt: någon som inte satt i bilen ska i efterhand kunna följa hur den använts.
Det är framför allt fyra grupper som behöver en. Har du förmånsbil är körjournalen det underlag som visar hur mycket du kört privat respektive i tjänsten. Kör du egen bil i tjänsten är den underlaget för den milersättning du begär av arbetsgivaren. Är du egenföretagare med bilen i firman avgör den hur kostnaderna får fördelas. Och har företaget en poolbil eller servicebil som flera använder blir journalen dokumentationen av att bilen inte används privat.
Det finns ingen lag som säger att varje bilägare måste föra körjournal. Men i de fyra situationerna ovan är journalen i praktiken det enda som gör påståendet "jag körde bara i tjänsten" kontrollerbart. Saknas den, eller är den så luddig att den inte går att följa, är det du som får svårt att visa hur bilen faktiskt använts.
Reglerna ändras över tid och gränsdragningarna kan vara knepiga i enskilda fall. Använd den här sidan som en praktisk genomgång — men kontrollera alltid aktuella regler på skatteverket.se innan du lämnar in något.
Det här ska en körjournal innehålla enligt Skatteverket
Sammanfattningen nedan följer Skatteverkets vägledning om vad en körjournal bör innehålla för att gå att följa i efterhand. Kontrollera alltid aktuella regler på skatteverket.se.
Datum för resan
Varje enskild resa ska ha ett datum. Samlingsposter som "vecka 12, 340 km" håller sällan vid en granskning.
Mätarställning start och slut
Mätarställningen före och efter resan gör sträckan kontrollerbar. Dessutom ska mätarställningen vid årets början och slut framgå.
Resmål och adress
Var resan började och slutade — ort och gärna adress eller namnet på kunden du besökte.
Syfte och besökta
Ärendet med resan samt vilka företag eller personer du besökt. "Kundbesök" utan namn är ofta för tunt.
Körd sträcka
Antal kilometer för resan. Räknas fram ur mätarställningarna, men ska framgå av journalen.
Förare
Vem som körde. Viktigt när flera personer använder samma tjänstebil.
Utöver uppgifterna per resa ska bilens mätarställning vid årets början och vid årets slut framgå. Det är den kontrollen som gör att summan av de registrerade resorna går att stämma av mot hur långt bilen faktiskt rullat — och det är också där en slarvigt förd journal oftast avslöjar sig. Skillnaden mellan ingående och utgående mätarställning måste rimligen motsvara de resor som finns i journalen.
För tjänsteresor räcker det sällan med ett allmänt hållet ärende. "Kundbesök" säger ingenting; "kundbesök Nordgren Bygg AB, Jönköping" går att kontrollera. Samma sak gäller resmålet: skriv ort och gärna adress eller företagsnamn, inte bara "söderut". Ju mer specifik du är i stunden, desto mindre behöver du minnas i efterhand.
Privata resor behöver normalt inte samma detaljnivå som tjänsteresorna — men de behöver finnas med, annars går inte fördelningen ihop. Många gör misstaget att bara registrera tjänsteresorna och låta resten vara ett svart hål. Då stämmer inte mätarställningarna, och hela journalen tappar i trovärdighet.
Förmånsbil eller egen bil i tjänsten?
De två situationerna ser lika ut i bilen men fungerar tvärtom på papperet, och det är värt att hålla isär dem.
Har du förmånsbil är det arbetsgivarens bil du kör, och du förmånsbeskattas för att du får använda den privat. Här används körjournalen för att visa hur körningen fördelar sig — och blir särskilt viktig om du vill kunna visa att den privata körningen varit begränsad, eller om arbetsgivaren står för drivmedlet. Då är det de privata milen som behöver vara dokumenterade.
Kör du din egen bil i tjänsten är det tvärtom: det är tjänsteresorna som ska dokumenteras, eftersom det är de som ger rätt till milersättning eller avdrag. Skatteverket har ett schablonbelopp per mil för den här typen av körning. Beloppet har ändrats flera gånger under senare år, så vi anger ingen siffra här — kontrollera aktuellt belopp på skatteverket.se innan du räknar.
I Fordonsboken ställer du själv in vilken sats milersättningen ska räknas med. Årssummeringen visar då total sträcka, tjänste-sträcka, privat sträcka, antal resor och den beräknade ersättningen — med en tydlig notering om att satsen är en schablon som du bör stämma av mot Skatteverket.
Betalar arbetsgivaren ut mer än schablonbeloppet blir den överskjutande delen normalt behandlad som lön. Även det är en fråga att stämma av på skatteverket.se, eller med den som sköter din bokföring.
Elektronisk körjournal vs papper
Pappersjournalen i handskfacket har en enda fördel: den kräver ingen teknik. I övrigt är den svår att försvara. Den finns i ett exemplar, den blir oläslig, den glöms kvar i bilen vid ett byte, och den går inte att söka i. Framför allt bjuder den in till att fylla i flera veckor på en gång — vilket är precis det som gör en journal svag.
En elektronisk körjournal löser tre saker som papper inte klarar. Den finns i mobilen, så resan kan registreras medan du fortfarande minns ärendet. Den räknar själv — sträckan kommer ur mätarställningarna och summorna uppdateras direkt, så det blir inga hopräkningsfel. Och den går att lämna ifrån sig som en läsbar fil i stället för en kopierad bunt papper.
Det är innehållet som avgör om journalen duger, inte formatet. En elektronisk körjournal med samma uppgifter som en pappersjournal fyller samma funktion. Det som skiljer är sannolikheten att uppgifterna faktiskt blir ifyllda — och där vinner mobilen varje gång.
Det finns också helautomatiska lösningar som loggar varje resa via en dosa i bilen. De är smidiga, men kostar per bil och per månad och kräver hårdvara. Fordonsboken är en manuell digital körjournal: du registrerar resan själv, men slipper allt räknande — och kan hålla ihop körjournalen med bilens servicehistorik på samma ställe.
Så för du körjournal i Fordonsboken
Lägg till bilen
Registreringsnummer, märke och modell. Körjournalen ligger som en egen flik på fordonet.
Registrera resan direkt
Datum, mätarställning start och slut, från och till, tjänst eller privat, ärende och förare. Start-mätarställningen föreslås från förra resans slutvärde.
Exportera året som PDF
En färdig rapport med fordon, period, förare, mätarställning vid periodens början och slut, sammanställning och en tabell över alla resor.
Formuläret för en ny resa innehåller datum (som föreslår dagens datum), mätarställning vid start och slut, plats för start och mål, en växel mellan tjänsteresa och privatresa, fältet för ärende och besökta företag eller personer, förare och en fri anteckning. Platserna du redan använt dyker upp som förslag, så en återkommande sträcka tar några sekunder att registrera.
Start-mätarställningen fylls i automatiskt från förra resans slutvärde — eller från bilens senast kända mätarställning om det är den första resan. Det gör att kedjan av mätarställningar hänger ihop av sig själv, vilket är just det som brukar spricka i en handskriven journal. Sträckan räknas ut ur mätarställningarna, och registrerar du en resa som tar bilen längre än tidigare uppdateras bilens mätarställning i fordonsboken automatiskt.
Resorna listas per år och kan filtreras på tjänst eller privat. För varje år ser du total sträcka, tjänstekörning, privat körning, antal resor och beräknad milersättning utifrån den sats du valt. Resor kan redigeras och raderas i efterhand om du skrivit fel.
PDF-exporten är den del du faktiskt lämnar ifrån dig. Rapporten inleds med fordon och registreringsnummer, period, förare samt mätarställning vid periodens början och slut, följt av sammanställningen. Därefter kommer tabellen med en rad per resa: datum, mätare start, mätare slut, antal km, från, till, ärende och besökta, samt om resan var tjänste- eller privatresa. Filen laddas ner som korjournal-<regnr>-<år>.pdf och kan mejlas vidare eller skrivas ut.
Körjournalen är en Premium-funktion i Fordonsboken. Konto och digital servicebok är gratis — körjournalen, tankningsloggen och statistiken ingår i Premium. Läs mer om vad funktionen innehåller på funktionssidan för körjournal, eller se alla funktioner.
Registrera i mobilen
Direkt efter resan, inte i efterhand.
Sträcka räknas ut
Ur mätarställning start och slut.
PDF per år
Färdig rapport att lämna ifrån sig.
Vanliga frågor om körjournal
Måste jag föra körjournal?
Det finns ingen generell lag som tvingar varje bilägare att föra körjournal. Men har du förmånsbil, kör i tjänsten med egen bil eller använder ett företagsfordon privat, är körjournalen i praktiken det underlag som visar hur bilen använts. Utan den blir det svårt att styrka fördelningen mellan tjänste- och privatkörning. Vad som gäller i just din situation hittar du på skatteverket.se.
Vad ska en körjournal innehålla?
Enligt Skatteverkets vägledning ska varje resa gå att följa i efterhand: datum, mätarställning före och efter resan, var resan började och slutade, ärendet med resan och vilka som besökts, samt vem som körde. Därtill ska bilens mätarställning vid årets början och slut framgå. Kontrollera alltid aktuella regler på skatteverket.se innan du lämnar in något.
Räcker det att fylla i körjournalen en gång i månaden?
Det är riskabelt. En journal som fylls i långt i efterhand får ofta hål — glömda resor, mätarställningar som inte går ihop och ärenden som inte längre går att minnas. Vanan att registrera resan samma dag, gärna direkt i bilen innan du går ut, är den enskilt största skillnaden mellan en journal som håller och en som inte gör det.
Vad är skillnaden mellan tjänsteresa och privatresa?
En tjänsteresa görs i arbetet — kundbesök, leverans, resa till en annan arbetsplats än den vanliga. Resor mellan bostad och den ordinarie arbetsplatsen räknas normalt som privata, liksom ärenden på fritiden. Gränsdragningen kan vara knepig i enskilda fall, och den är värd att stämma av mot skatteverket.se eller med din redovisningskonsult.
Hur mycket är milersättningen?
Skatteverket har ett schablonbelopp per mil för resor i tjänsten med egen bil, och beloppet har ändrats flera gånger under senare år. Vi anger därför ingen siffra här — kontrollera aktuellt belopp på skatteverket.se. I Fordonsboken kan du själv ställa in vilken sats som ska användas när milersättningen summeras, så att den alltid matchar det som gäller.
Är en elektronisk körjournal godkänd?
Det är innehållet som avgör, inte formatet. En elektronisk körjournal som innehåller samma uppgifter som en pappersjournal fyller samma funktion — och den har fördelen att den går att exportera, säkerhetskopiera och lämna ifrån sig i ett läsbart format. Fordonsbokens PDF-export är byggd med de obligatoriska kolumnerna och årets ingående och utgående mätarställning.
Informationen på den här sidan är allmän vägledning och inte skatterådgivning. Kontrollera alltid aktuella regler och belopp på skatteverket.se.
Börja föra körjournal redan i dag
Skapa konto gratis, lägg till bilen och registrera din första resa på en minut. Körjournalen ingår i Premium — servicebok och besiktningspåminnelser är gratis.
Se vad Premium kostar på prissidan.